Traditionnellement, la gestion électronique des documents (GED) était confinée au back office, conservée comme un moyen non structuré – bien que centralisé – de gérer une myriade de contenus. Cependant, au cours des dernières années, la GED a connu une évolution vers un rôle plus interactif dans l’entreprise. Le papier est en voie d’extinction alors que la numérisation devient la nouvelle norme. L’apprentissage machine, la technologie du nuage et les capacités mobiles offrent de nouvelles opportunités pour l’entreprise, et de nouveaux types de contenu – vidéo, audio, social – brouillent les frontières de la GED traditionnelle. Le changement qui en résulte a amené de nombreux leaders d’opinion de l’industrie à se demander s’il est temps de repenser la définition de la GED.
Les enjeux des outils de gestion des documents numériques en entreprise
Dans le paysage commercial actuel, il existe de multiples définitions de ce qu’est la GED et du rôle qu’elle joue. La gestion des documents numérique est définie comme le processus collaboratif de gestion et d’application numériques des informations d’une entreprise pour soutenir ses processus et ses objectifs commerciaux en veillant à ce que les informations soient facilement accessibles et aussi utiles que possible à tout moment du cycle de vie du contenu. Le bon système de gestion des documents vous aidera à automatiser les processus, à augmenter la productivité et à encourager les équipes de votre entreprise à mieux travailler ensemble.
Les enjeux de la GED : La transition numérique.
Comment fonctionne un logiciel de GED ?
Le contenu est partout. Nous créons des documents, des courriels, des feuilles de calcul, des présentations et d’autres matériels plus rapidement et en plus grand nombre que jamais. Et il est facile de comprendre pourquoi. Comme de plus en plus de personnes dans le monde entier travaillent ensemble, le partage de l’information – une information exacte – est essentiel. Une telle collaboration exige un accès immédiat et partagé aux documents, fichiers et autres ressources. Une grande partie de ce contenu se trouve dans des courriers électroniques, sur votre disque dur ou dans ce fichier ou, tout simplement, quelque part. À mesure que ce contenu non structuré se développe, les entreprises, grandes et petites, engagent de plus en plus de ressources pour le gérer.
Les systèmes de GED ont tendance à éliminer tous les temps d’arrêt fastidieux passés à chercher des choses. Ils organisent les fichiers numériques existants dans un emplacement central, en stockant les métadonnées des documents dans des dossiers. Le contenu est ainsi facilement accessible aux bonnes personnes au bon moment. Les utilisateurs disposant de privilèges d’accès peuvent même effectuer des recherches en texte intégral pour des documents spécifiques. Quel que soit le dispositif utilisé, ils peuvent ensuite lire, modifier ou imprimer une copie à tout moment, où qu’ils se trouvent. Ils peuvent également utiliser le système gestion électronique des documents proposés par un logiciel de GED pour rechercher des mots ou des phrases dans les documents stockés (et en quelques clics !).
L’idée derrière une plateforme GED est assez simple : donner à tous les membres de l’organisation un accès facile à toutes les informations nécessaires pour prendre des décisions, mener à bien des projets et travailler avec un maximum d’efficacité. Une fois qu’elle sera mise en œuvre, vous vous demanderez pourquoi personne n’y avait jamais pensé auparavant. La GED élimine les documents papier et les systèmes de classement correspondants. Il numérise votre montagne de contenu imprimé (des factures, notes de frais, bulletins de paie etc.) et le stocke dans un dépôt sécurisé. Il vous aide également à organiser vos fichiers électroniques, ce qui renforce la collaboration et le partage. Fini les dossiers papier. Fini les coupures de papier. Plus d’arbres qui soupirent de soulagement.
Mais la GED n’est pas seulement un système de classement cool et écologique. C’est un processus qui couvre le cycle de vie du contenu, de la saisie des informations à leur publication et à leur archivage. Et puis, après une période de conservation donnée, la suppression de ces fichiers.
La GED : au service de tous les métiers au sein des entreprises
Au début, les organisations utilisaient exclusivement la GED pour réduire la paperasse et rationaliser le classement. Mais son rôle est devenu plus important et les différents services gagnent du temps (et de l’argent) en utilisant un outil ged spécifique. C’est le cas notamment des RH, comptables, services juridiques, avocats, médecins etc.
Une solution GED réduit le temps et les coûts associés à la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie, en garantissant la conformité avec les politiques de conservation des documents. Si vous avez des questions à poser à vos clients, la GED met les réponses à portée de main. Elle automatise également les tâches manuelles, comme la photocopie, le glisser-déposer et la remise en main propre. Elle peut renforcer la sécurité en limitant l’accès aux fichiers et aux dossiers. Il peut également permettre à chaque service de contrôler l’accès, par exemple en limitant l’accès aux informations sur les ressources humaines au personnel des RH.
Les avantages d’une solution GED comme Zeendoc (le logiciel 100% français)
A titre personnel et professionnel j’ai toujours utilisé le logiciel de gestion électronique de documents (en ligne) Zeendoc.
La Gestion Électronique des Documents comprend de nombreux avantages.
Simple, rapide et efficace, il est 100% français et l’entreprise met en avant ses convictions écologiques. Voici (quelques-uns) des avantages de cette GED :
- Accroitre la productivité : les bonnes informations entre les bonnes mains au bon moment et en permettant l’automatisation des tâches redondantes,
- Réduire les risques de mauvaise communication et d’erreurs humaines : quelle que soit la mission de votre organisation, la GED est la clé pour éliminer les processus ad hoc qui peuvent vous exposer à des risques de conformité réglementaire, vous faire perdre des opportunités de revenus et réduire votre productivité. C’est un outil important pour briser les goulots d’étranglement en matière d’information, afin que vous puissiez communiquer plus clairement,
- Réduire les coûts de stockage : en permettant de stocker exactement ce dont vous avez besoin et de vous débarrasser de ce qui ne l’est pas,
- Réduction des coûts d’exploitation grâce à la diminution des coûts de stockage et à l’amélioration des flux de travail résultant du passage des matériaux aux formats électroniques,
- Amélioration des processus décisionnels : permettant aux organisations de réduire leurs coûts, d’améliorer leur efficacité et de saisir les opportunités en temps utile
- La connexion avec différents services : comme Chorus Pro, Sage, EBP etc.
- Garantit la continuité des opérations commerciales : grâce aux sauvegardes des comptes, l’envoi de notes de frais dématérialisées, aux archives, au stockage sécurisé et au processus de récupération après sinistre.
- La présence de nombreux outils complémentaires à une GED : comme la signature électronique des documents, l’envoi de documents en recommandé directement via le logiciel de Ged etc.
Quel est l’avenir des solutions de gestion électronique de documents ?
De plus en plus d’équipes intègrent les outils de collaboration dans leur approche de la GED, car il ne s’agit pas seulement de traiter les informations de l’entreprise, mais de créer une culture intégrée et une plateforme correspondante où chacun est impliqué dans la manière dont les informations sont capturées, stockées et utilisées.
La rationalisation des outils et des processus de GED au sein d’une plateforme de numérisation unifiée aidera les équipes à respecter les délais et, plus important encore, leur donnera des possibilités de se développer.
Deux choses sautent immédiatement aux yeux dans cette nouveauté, la première étant que la GED ne peut pas se limiter à la simple gestion de contenu. Elle englobe un plus large éventail de responsabilités, notamment la gestion, l’organisation, la possibilité de recherche, l’application et les composants. Deuxièmement, il devient obligatoire pour les équipes de disposer d’une plate-forme numérique qui fournit une infrastructure pour ce qui était auparavant non structuré, un outil qui a à la fois la fonctionnalité et la flexibilité et permet au cycle de vie du contenu d’être plus interactif.
L’automatisation : la clé de la gestion numérique des documents ?
Bien qu’il semble que les thèmes de l’automatisation et de l’apprentissage machine aient été introduits de force dans toutes les conversations sur l’amélioration des processus de travail, ils servent de contreparties naturelles à la ged. Si l’on considère le temps et les ressources nécessaires pour faciliter la saisie, l’organisation, le stockage et la gestion continue des documents, il est facile de comprendre pourquoi l’automatisation des documents numériques a un impact aussi important sur la façon dont les équipes interagissent avec l’information. Elle permet d’éliminer les tâches rudimentaires, de réduire le temps de traitement et, surtout, de fournir la bonne information aux bonnes personnes au bon moment. De plus, la capacité d’ingérer et de classer les métadonnées est de plus en plus importante pour les organisations. Ce qui serait généralement un processus laborieux et long peut se révéler un avantage par rapport à la concurrence.
Les logiciels de GED permettent aujourd’hui d’automatiser la plupart des tâches rébarbatives en entreprise.
Les progrès réalisés dans les technologies de l’informatique dématérialisée (grâce notamment au CLOUD), de la téléphonie mobile et de ont élargi nos attentes quant aux possibilités offertes par un outil de ged. Le volume même du contenu créé et stocké peut être stupéfiant et, avec le temps, ces améliorations technologiques entraîneront la nécessité d’une meilleure convivialité et d’une plus grande mobilité chez les utilisateurs finaux. Tous ces signes indiquent que le déploiement du cloud est un moyen essentiel de maximiser l’efficacité de la GED.
Résumé