Un déménagement de bureau est une période passionnante. Que l’entreprise déménage parce qu’elle est en expansion ou qu’il soit simplement temps de trouver un nouveau domicile, le changement est généralement bienvenu.
Mais un déménagement de bureau peut également être un événement stressant, même avec l’aide de déménageurs professionnels. Cela est particulièrement vrai pour la direction qui doit préparer les employés à assurer une journée de déménagement sans heurts. Prendre le temps de créer un plan de déménagement solide et de le mettre en pratique est une des clés du succès.
Nous vous proposons ici des conseils de déménagement pour les employés et un plan de déménagement complet et bien pensé que nous avons élaboré au cours de nos nombreuses années d’activité. Grâce à cela, les instructions de déménagement de bureaux pour les employés sont beaucoup plus faciles à gérer pour assurer le succès de votre déménagement de bureaux.
Nous conseillons à la direction de toute entreprise qui prévoit un déménagement de bureaux de faire preuve de la plus grande joie et de l’optimisme le plus grand possible. Pour le personnel, le déménagement peut sembler être une tâche fastidieuse qui ne présente que peu d’avantages pour lui, mais en encourageant une attitude positive, la direction peut susciter l’enthousiasme et veiller à ce que chaque employé fasse sa part.
Fournir rapidement aux employés des informations sur le déménagement des bureaux
Lorsque vous entreprenez un déménagement de bureau, il est important de faire en sorte que les employés soient informés du déménagement au fur et à mesure que vous recevez des informations. De cette façon, lorsque les dernières instructions de déménagement de bureau pour les employés sont envoyées, aucun employé n’est laissé dans l’ignorance.
Les employés n’ont pas besoin de connaître tous les détails du déménagement, mais il est important de leur communiquer les détails les plus importants. Il s’agit notamment de la date du déménagement, de l’adresse du nouveau bureau et du rôle que vous attendez d’eux.
Indiquez aux employés la raison du déménagement et expliquez-leur en quoi le nouvel emplacement des bureaux sera bénéfique pour eux et pour l’entreprise dans son ensemble.
Les employés doivent connaître ces informations dans un délai raisonnable afin que toute personne ayant un trajet prolongé ou des circonstances difficiles puisse aller voir la direction et discuter de sa situation.
L’un des meilleurs moyens d’y parvenir est de rédiger une note de service sur le déménagement des bureaux à l’intention des employés. Un exemple d’annonce de déménagement de bureau est présenté ici à l’étape suivante.
Décider du nouvel agencement
Les déménagements de bureaux nécessitent une planification minutieuse, et une partie du processus consiste à décider où placer votre mobilier et votre équipement de bureau dans le nouveau lieu. Cette décision peut être prise après avoir demandé l’avis des employés, et en partenariat avec les idées de la direction, une décision peut être prise.
Il est essentiel d’examiner le plan du nouvel emplacement des bureaux à ce moment. Adp-group.fr peut aider à cette révision pour s’assurer que tout l’équipement se trouve à son emplacement optimal. Cela aide nos déménageurs professionnels à s’équiper pendant le déménagement car vous pourrez nous donner des instructions directes et nous pourrons élaborer notre processus de travail en conséquence.
De même, le fait de disposer d’un nouvel aménagement complet et planifié vous évite de devoir déménager du matériel ou du mobilier à l’avenir, ou de devoir engager à nouveau l’entreprise, ce qui représente une dépense supplémentaire.
Si les décorations du nouveau site n’ont pas encore été décidées, c’est le moment idéal pour le faire. Une pièce colorée peut produire un environnement plus agréable et des textures intéressantes font de l’espace une expérience agréable. Si la fonctionnalité est essentielle, le bien-être des employés doit également être considéré comme une priorité. Un mobilier de bureau amélioré, tel que des chaises de bureau, est un signe évident que l’entreprise prend soin de son personnel.
Montrer aux employés le nouveau bureau
Montrer aux employés les nouveaux locaux est une expérience passionnante. Vous pouvez ici évaluer leur réaction et répondre à leurs éventuelles préoccupations.
Avant la démonstration, pensez aux questions à poser au personnel lors du déménagement des bureaux. Par exemple, demandez à chaque secteur s’il y a des nécessités absolues pour le travail qu’il fait. Cela peut aider à réorganiser l’espace dans le nouveau bureau et éviter de devoir à nouveau déplacer l’équipement et le mobilier.
Par exemple : L’équipe d’assistance informatique doit avoir un accès facile à la salle des serveurs, et ne doit donc pas être placée à l’autre bout du bâtiment.
Organiser/préparer le déménagement
Un déménagement de bureau est un bon moment pour désencombrer et évaluer les différents meubles, équipements électroniques et autres articles que l’entreprise a accumulés au fil des ans.
Il est important de savoir exactement ce que le personnel utilise chaque jour de travail. Y a-t-il des articles non essentiels que personne n’utilise et qui ne sont pas pertinents pour les activités de l’entreprise ? Si c’est le cas, ils peuvent être vendus, donnés ou jetés s’ils sont dangereux. Quels sont les articles qui leur sont utiles et ceux qui ne le sont pas ? L’écoute de ces préoccupations est un bon moyen de promouvoir l’implication des employés dans le déménagement du bureau.
Décidez de ce qui vaut la peine d’être conservé et de ce qui ne vaut pas la peine. Disposerez-vous de plus ou moins d’espace dans votre nouveau bureau ? Avez-vous besoin de dossiers datant d’il y a vingt ans ou pouvez-vous les jeter ?
Au cours de cette étape, la direction doit encourager les employés à s’impliquer dans l’organisation de leur espace personnel. Les bureaux qu’ils utilisent et les équipements de leur zone de travail doivent être stockés en toute sécurité et déplacés vers les zones situées pour le transport. Assurez la liaison avec les chefs d’équipe que vous avez déjà affectés, afin de garantir le bon déroulement des travaux de préparation.
Jour du déménagement – N’oubliez pas de communiquer avec le personnel et les déménageurs
C’est le jour du grand déménagement et avec un peu de chance, tout devrait se dérouler comme prévu. Vous serez probablement très occupé ce jour-là. Mais il est important de maintenir la communication avec vos employés et avec votre entreprise de déménagement. En assurant un flux constant de communication, les problèmes peuvent être résolus au fur et à mesure qu’ils se présentent.
S’assurer que tout est à sa place
Une fois le déménagement du bureau terminé, évaluez son succès et vérifiez si tout est à sa place. Vérifiez l’emplacement des équipements et du mobilier de bureau par rapport aux plans établis au préalable. Si une confusion s’est produite pendant le déménagement et qu’un article a été égaré, il est temps de remédier à la situation.
Vérifiez auprès des responsables de chaque service qui était chargé de superviser le déménagement dans leur région pour vous assurer que tout est organisé. Demandez au personnel s’il est satisfait de son nouvel environnement et répondez à ses préoccupations.
C’est également le moment de revoir votre nouvel environnement et d’y ajouter des touches décoratives. Les espaces vides peuvent être remplis par des chaises et des plantes supplémentaires pour ajouter du confort. C’est le moment de mettre en évidence les avantages du nouvel emplacement des bureaux !
Envoyer des e-mails après le déménagement
Une fois que le déménagement est finalisé et que tout est réglé, il est temps d’envoyer des courriels post-déménagement.
Un courrier électronique doit être envoyé aux employés pour leur annoncer que le déménagement a été un succès. Des détails doivent être donnés sur le nouveau bureau, y compris des rappels concernant les accès, le stationnement et toute information nécessaire connexe.
C’est également le moment d’envoyer un rappel que vous allez célébrer votre nouveau lieu de travail et que vous acceptez toujours les idées de célébration du déménagement des bureaux !
Ensuite, un courriel de rappel doit être envoyé aux clients pour les informer que le déménagement a été un succès et que vous êtes maintenant installé dans vos nouveaux locaux. Si vous invitez des clients à la fête du nouvel emplacement, c’est une bonne occasion d’inclure des détails comme les indications, le code vestimentaire, etc.
Célébrez le déménagement !
Après beaucoup de travail et d’efforts dans toute l’entreprise, c’est le moment de célébrer !
Il est important de remercier les employés pour leur participation au succès du déménagement des bureaux et de rappeler que le nouveau site apportera de nombreux avantages.
Maintenant, détendez-vous et profitez de votre nouvel emplacement en vous réjouissant d’un avenir commercial plus prometteur dans un cadre superbe.
Conclusion
Et c’est tout ! Une bonne préparation de vos employés et de vous-même à un déménagement dans de nouveaux locaux est la clé du succès.
La préparation d’un déménagement de bureau peut prendre des semaines ou des mois, selon la taille de votre entreprise, mais le travail acharné sera finalement récompensé.
N’oubliez pas qu’avec des déménageurs professionnels, une tâche ardue est beaucoup plus facile. En tant qu’entreprise expérimentée et digne de confiance, adp-group.fr est le premier choix de la ville ! Nous sommes une entreprise axée sur le client qui peut vous guider et vous aider à chaque étape du déménagement.
Nous espérons que ces conseils sur le déménagement de bureaux vous aideront dans votre préparation. Nous vous souhaitons bonne chance !
Résumé