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Organisation evenement – Les conseils pratiques

Organisation evenement – Les conseils pratiques
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Planifier un événement peut être un processus stressant et peut souvent laisser les organisateurs de l’événement se sentir dépassés. Nos 10 meilleurs conseils pour une gestion d’événement réussie vous aideront à maîtriser l’art de planifier un événement mémorable et efficace.

Nos conseils pour la planification d’événement

1. Commencez tôt

Commencez à planifier dès que possible. Si votre événement est important, vous devez commencer à le planifier de manière réaliste quatre à six mois à l’avance. Les petits événements nécessitent au moins un mois pour planifier. Pour que le déroulement final de l’événement se déroule sans encombre, essayez de vous assurer que tous les contrats avec les fournisseurs sont terminés quelques semaines avant la date butoir. Là est la base d’une bonne organisation evenement.

2. Restez flexible

Au cours de la planification de l’événement, les choses vont changer. Que ce soit pour les occasions, les lieux ou même le type de fête que vous organisez, vous devez vous assurer de faire preuve de souplesse et de pouvoir répondre aux demandes changeantes.

3. Négociez

Malgré ce que de nombreux vendeurs vous diront, tout est négociable. N’oubliez pas que chaque événement entraîne des coûts imprévus, alors essayez de négocier le prix le plus bas possible. Déterminez votre budget avant de rencontrer un fournisseur et proposez de payer 5 à 10 % de moins que ce chiffre. Votre fournisseur peut se battre, mais finalement, ils veulent gagner votre entreprise.

4. Attribuer des responsabilités

Divisez les différents éléments de l’organisation evenement en sections (par exemple, inscription, restauration, transport) et attribuez une section à chaque membre de votre équipe. Comme ils sont les seuls responsables de leur propre section, ils seront beaucoup plus informés des changements mineurs.

5. Créer un document partagé

Le cloud offre de nombreux avantages et la collaboration avec votre équipe est extrêmement simple. Afin de garder tout le monde sur la même page, créez un manuel ou un document central qui détaille tout ce qui a trait à l’événement, y compris les contrats du fournisseur, les informations sur les participants et le plan d’étage. Avec un document partagé, tout le monde peut s’y référer en cas de doute, et toute votre équipe peut détecter si quelque chose ne va pas.

6. Avoir un plan de sauvegarde

Il est rare qu’un événement soit déclenché sans au moins un problème, qu’un élément ne soit pas affiché ou qu’une personne importante puisse arriver en retard. Évaluez les atouts les plus importants et créez un plan de sauvegarde pour chacun d’eux. Si un certain nombre de problèmes se posent à l’avenir, triez-les et déterminez si une alternative peut être trouvée ou si elle doit être entièrement supprimée de l’organisation evenement.

7. Refaite une course vers l’arrière

Environ deux semaines avant l’événement, parcourez l’intégralité du processus de l’événement. Organisez une réunion avec votre équipe et parcourez mentalement tout, de la configuration initiale au processus de suivi. Les complications sont souvent soulignées lors de ces réunions et vous aurez le temps de les corriger. Quelques jours avant l’événement, organisez une autre course sur le site.

8. Photographier tout

Les images représentent mille mots et la publication de photos positives en ligne est un excellent moyen de démontrer le succès de votre événement. Si vous avez le budget, engagez un photographe professionnel, ils seront plus au courant des types de photos requises et vous contacteront pour plus de détails. Demandez un certain nombre de photos pour vous assurer de couvrir toutes les bases, comme une photo de la salle entière, des photos de la marque de l’événement et de nombreuses photos de participants s’amusant.

9. Affichez-vous en ligne

Un événement est le moyen idéal pour renforcer votre présence sur les réseaux sociaux. Créez un hashtag personnalisé pour votre événement sur Twitter et encouragez vos abonnés à le faire sur Twitter. De même, créez un événement sur Facebook et encouragez vos abonnés à marquer l’événement dans des publications pertinentes. Téléchargez vos photos une fois l’événement terminé et encouragez activement les utilisateurs à s’auto-identifier.

10. Suivi immédiat

Une fois l’événement terminé, de nombreux organisateurs tombent dans un piège commun : faire une pause. Bien que la logistique puisse être effectuée, il est important d’être proactif dans le suivi des participants, que ce soit par courrier électronique ou sur les médias sociaux, afin de démontrer le succès de l’événement. Il s’agit là encore d’un élément post opératoire dans une organisation evenement.

11. Pensez à la sécurité, assurez-vous

Deux facteurs importants : essayez d’empêcher que quelque chose ne tourne pas rond et protégez-le au cas où cela se produirait. L’évaluation des risques est la clé pour cela. Nous vous conseillons de souscrire une couverture de responsabilité civile afin de vous protéger contre les dommages causés au public ou aux biens d’autrui. Si vous avez déjà une assurance, vérifiez votre police pour voir exactement ce qui vous couvre, car vous aurez peut-être besoin d’une police d’assurance supplémentaire. Pour ce faire, évaluez les risques et demandez conseil sur les assurances. Pensez aux assurances dont vous pourriez avoir besoin pour votre événement et demandez conseil à l’Association des assureurs britanniques si vous avez des doutes. Les risques particuliers à prendre en compte incluent l’utilisation de feux d’artifice, de châteaux gonflables, de sports ou d’autres activités physiques, de grandes foules, les enfants qui courent, la disponibilité d’alcool lors de la manifestation ou les risques pour la sécurité sur le site (y compris les manifestations en plein air). Vérifiez auprès de votre compagnie d’assurance si votre événement est couvert par une assurance ménage existante ou par une autre assurance souscrite.

12. Et surtout, faites des choses simples

Vous devez réfléchir à la taille de l’événement et aux risques que cela comporte pendant l’organisation evenement. Vous pouvez garder les choses simples en ne publiant les événements que localement aux résidents, plutôt que de manière externe par le biais de sites Web et de journaux. Si des contributions sont nécessaires, demandez aux gens d’apporter des objets et de faire des dons plutôt que de vendre des billets à l’événement. Ainsi, une licence ne devrait pas être nécessaire.

Faites en sorte que la musique et les divertissements restent accessoires, en veillant à ce qu’ils ne soient pas trop bruyants et ne partent pas trop tard. En outre, encouragez tous les participants à l’événement à assumer leurs responsabilités et celles de leurs enfants, comme lors d’une fête pour enfants ou d’une foire estivale.

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