Comment élaborer une politique d’archivage ?

politique d'archivage

L’archivage de la documentation d’une entreprise répond à de nombreux enjeux pour cette dernière. Aussi bien du point de vue juridique, de la sécurité, du patrimoine, de la technologie ou encore du point de vue financier, les archives d’une entreprise peuvent être d’une importance capitale. Toutefois, s’il est important de pouvoir archiver les documents professionnels, il faut en outre pouvoir mettre en place une stratégie efficace et pérenne.

Mettre en place une politique d’archivage externe

La gestion des archives d’une entreprise est un projet qui exige beaucoup de temps à y consacrer, mais aussi un certain professionnalisme et une bonne méthode. De ce fait, envisager une telle opération en interne pourrait exiger des ressources importantes pour la société, d’où la pertinence de confier cette tâche à une société archivage Strasbourg par exemple qui saura déployer la bonne politique.

Pour que la stratégie d’archivage de l’entreprise soit efficace, l’expert va tout d’abord procéder à une identification des données fournies et à leur authentification. La seconde étape va consister à choisir la méthode de stockage, que ce soit des archives papiers ou numérisées. Vient ensuite la conservation où la plupart des entreprises spécialisées dans l’archivage de documents vont proposer de mettre à la disposition des entreprises des locaux spécialement conçus pour un archivage externe.

Le but de l’archivage est de faciliter la consultation des documents par l’entreprise en optant pour une technique de classement efficace et sécurisante. Si besoin est, en fin de protocole, la destruction des archives qui ne sont pas destinées à être conservées est envisagée.

Faire le choix de l’archivage managérial

Originaire des USA, l’archivage managérial encore appelé « records management » est une technique qui tend à apporter plus de transparence à la conservation des documents. En effet, elle est encadrée par la française NF ISO 15489 de l’AFNOR. L’archivage managériale va prendre en compte toute la documentation issue du fonctionnement de l’entreprise, procéder à sa conservation et une fois le terme, cette dernière deviendra des archives considérées comme faisant partie du patrimoine. Le records management va donc seulement concerner les documents qui servent de preuves pour faire face à des obligations légales. Il ne va donc pas prendre en charge les archives historiques de la société.

Bien qu’en respectant les délais d’utilité administrative relative à la conservation des documents, l’archivage managériale va induire deux aboutissements pour la documentation. Soit elle sera conservée et datée dans le cas où elle s’avèrerait importante pour le fonctionnement de l’entreprise, soit elle sera considérée comme « non records ». Cela implique que les documents n’auront pas de fonction définie et devront juste être conservés sans précaution particulière.

L’archivage managériale va donc assurer que les documents qui engagent la responsabilité de l’entreprise de quelle que manière que ce soit soient systématiquement archivés. Cela va bien évidemment être précédé d’une politique efficace que ce soit pour des documents physiques ou numériques. Le records management est une méthode d’archivage qui va contrôler les documents de l’entreprise tout au long de leur existence en veillant à leur authenticité et à leur conformité, grâce à divers moyens mis en place.

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