9 conseils pour organiser une fête d’entreprise exceptionnelle

Ils ne sont pas toujours les préférés de tous, mais les fêtes de fin d’année sont un incontournable pour la plupart des entreprises. Elles constituent également une excellente opportunité si elles sont planifiées avec soin. Si vous avez été chargé de planifier la fête de Noël annuelle des employés de votre entreprise, votre objectif doit être de tirer le meilleur parti de votre événement spécial tout en gardant les coûts maîtrisés. En évaluant soigneusement la meilleure façon d’aborder et de réaliser cette fête de Noël, vous pouvez créer une expérience qui non seulement stimule le moral de l’entreprise, mais aussi augmente la satisfaction des employés et le niveau de fidélisation dans tous les domaines.

Il est important de commencer par les éléments de base – quel thème doit avoir la fête, où doit-elle avoir lieu, combien de personnes vont venir, quand doit-elle avoir lieu, et quels aliments et boissons seront servis à cette occasion – avant de passer à la planification et à l’exécution d’événements spécialisés.

1 – Définissez les éléments de base de votre fête d’entreprise

Bien entendu, comme pour tout autre événement ou projet, vous devez créer un plan de projet qui identifie les détails de l’événement pour votre soirée d’entreprise. Le thème, le lieu, l’heure, la date, le nombre d’invités, les choix de nourriture et de boissons, le décor et le programme de l’événement doivent tous être pris en compte avant que vous ne commenciez à exécuter votre événement.

Toute bonne fête a besoin de ces éléments de base pour être réussie, mais tout ne doit pas être gravé dans le marbre avant de commencer à régler les détails (comme la recherche d’un lieu, la réservation d’un traiteur ou la planification d’un programme).

Bien qu’il existe de nombreuses façons d’aborder ces décisions, et que les choix concernant les idées de haut niveau comme le thème et le calendrier incombent souvent aux cadres de l’entreprise plutôt qu’au producteur de l’événement, il est préférable de travailler en équipe pour décider des détails qui conviennent à votre entreprise.

2 – Choisissez le moment le plus efficace pour organiser votre événement

Le meilleur moment pour organiser une fête pour les employés est probablement l’heure du déjeuner. Les données historiques sur les fêtes de fin d’année montrent une tendance croissante dans ce sens, reflétant le fait que près de la moitié des événements d’entreprise en 2019 ont eu lieu pendant l’heure du déjeuner.

Malheureusement, tout le monde n’a pas forcément l’occasion de participer à l’événement, car quelqu’un doit rester à l’écart pour répondre aux appels des clients et faire avancer les affaires. Mais un événement à l’heure du déjeuner permet de réduire les coûts et de limiter les obligations en matière de temps et d’engagements personnels des employés.

Si vous décidez d’organiser une soirée, vous devrez choisir la meilleure nuit. Si certains peuvent penser que le vendredi est le meilleur choix parce que la plupart des salariés seront absents le week-end, c’est aussi le jour le plus populaire de la semaine au restaurant et dans d’autres lieux – autrement dit, le moment le plus coûteux. Peu d’entreprises voudront envisager le dimanche soir, de sorte qu’il semble que la deuxième meilleure option soit peut-être le lundi soir, car c’est généralement la nuit la plus calme au restaurant.

3 – Envisagez d’organiser une fête en dehors de la saison

Plutôt que de se contenter de la fête annuelle de Noël, pourquoi ne pas envisager d’organiser un événement spécialement destiné à l’appréciation des employés, alors que rien d’autre n’encombre le calendrier du bureau ?

Début octobre et fin janvier sont des périodes idéales pour organiser une fête annuelle. Les lieux hors site sont plus nombreux, et vous pouvez économiser sur les frais de restauration et les forfaits de fête lors d’un événement hors saison.

L’un des inconvénients de la création d’une fête annuelle au lieu d’une fête de Noël traditionnelle est que les employés ne se souviendront peut-être pas aussi facilement de cette tradition. Un peu plus de publicité pourrait être nécessaire pour s’assurer que les gens l’inscrivent sur leur calendrier.

4 – Choisissez une équipe pour vous aider à réaliser l’événement

La qualité de votre équipe de planification sera en corrélation directe avec le calibre de votre événement. Il est important de trouver une équipe de la bonne taille et de sélectionner des membres qui ont les compétences nécessaires pour faire de votre réunion un événement mémorable.

Un groupe plus restreint de personnes rendra probablement la planification plus rapide et plus rentable, mais de nombreuses organisations font appel à un grand comité de personnes afin que la voix d’un plus grand nombre d’employés soit représentée dans la planification de l’événement. Étant donné que l’organisation d’une fête prendra du temps en dehors des responsabilités professionnelles habituelles des membres, il est probablement préférable de créer la plus petite équipe possible qui soit toujours représentative de l’ensemble de votre entreprise.

Quelle que soit la taille, vous devez sélectionner les personnes en fonction de leur capacité à influencer positivement les autres employés. Une nomination au sein de l’équipe de planification peut également être utilisée comme une récompense ou une incitation. Le planificateur d’événements de l’organisation doit travailler avec un responsable des ressources humaines ou du marketing – une personne habilitée à approuver le plan – pour l’aider à prendre ces décisions et à choisir les meilleurs membres de l’équipe.

5 – Créer un menu de fête de fin d’année rentable

Lorsqu’il s’agit de choisir ce que vous allez donner à manger à vos employés pendant les fêtes de fin d’année, un certain nombre d’astuces peuvent vous permettre d’économiser de l’argent tout en offrant un excellent repas. Les plats préparés sont souvent plus rentables que les buffets, et ils permettent une présentation plus élégante que si chacun faisait la queue pour se servir.

Bien sûr, votre menu doit renforcer le thème de votre événement et vous devez essayer de choisir des articles qui incorporent les couleurs ou la marque de votre événement, mais cela ne signifie pas que vous devez louer du linge de maison coûteux et d’autres éléments de décoration.

Choisir des articles modestes ou des fruits frais pour les centres de table, limiter la consommation d’alcool et organiser un événement dans un lieu où les décorations de fête sont standard et où les prix des denrées alimentaires peuvent être fixés sont autant d’excellents moyens de réduire les coûts tout en offrant à vos employés une bonne expérience.

6 – Décider des niveaux et des limites de consommation d’alcool

Depuis des années, les organisations limitent l’alcool lors des fêtes de fin d’année pour diverses raisons Ce plafond est l’un des moyens les plus faciles de contrôler le budget, et il limite la distraction du message de l’événement.

Néanmoins, la plupart des employés ne veulent pas assister à une fête d’entreprise qui ne comporte pas une certaine forme de boisson alcoolisée. C’est pourquoi vous voulez réduire votre choix d’alcool ou même créer des cocktails de signature bon marché pour réduire les coûts et maintenir les niveaux d’alcoolémie à un niveau bas.

Vous pouvez également envisager de limiter le menu au vin, de fermer le bar plus tôt ou de ne proposer des boissons que pendant le repas afin de réduire encore les coûts et de limiter le risque que les employés ne soient trop turbulents lors d’une fête d’entreprise. Dans tous les cas, vous devez absolument vérifier votre police d’assurance pour vous assurer que vous êtes couvert en cas de problème lié à la consommation d’alcool.

7 – Rappelez aux employés les règles de bonne conduite

Le meilleur conseil à donner à tous ceux qui participent est de se souvenir de l’étiquette et mettre les autres à l’aise. Mais il est également conseillé de définir au préalable des règles de base spécifiques dans une note de service.

Parmi les erreurs d’étiquette à éviter lors d’une soirée d’entreprise, citons le fait d’éviter de boire ou de manger à l’excès, de se plaindre, d’arriver trop tôt ou de partir trop tard, de porter une tenue vestimentaire inappropriée et d’amener un nombre excessif d’invités – autant d’éléments qui peuvent non seulement avoir un impact sur l’expérience des autres lors de l’événement, mais aussi sur les coûts de l’entreprise.

Bien qu’une soirée d’entreprise ait pour but de rassembler l’équipe et de réduire les inhibitions sur le lieu de travail, rappelez à vos invités qu’ils représentent toujours l’entreprise même lorsqu’ils participent à cet événement après le travail, et qu’ils sont donc censés se comporter d’une manière adaptée au lieu de travail.

8 – Envisagez de mettre en place un échange de cadeaux

En général, de nombreuses entreprises prévoient un échange de cadeaux entre les employés lors de leurs fêtes de fin d’année. Toutefois, si l’organisation est plus grande, il est peut-être préférable de laisser cette tâche au niveau du service RH plutôt que de l’organiser pour tous les employés. L’organisation à une telle échelle peut s’avérer difficile, surtout si vous ne connaissez pas certains services et leurs employés.

Toutefois, s’il y a un échange de cadeaux, il est bon que l’hôte ou l’organisateur fixe un plafond financier pour les cadeaux – peut-être 10 euros – afin d’éviter les problèmes liés au prix des cadeaux.

En outre, la mise en place d’un “père noël surprise” ou d’un type similaire d’échange de cadeaux tout compris auquel tout le monde dans l’entreprise est invité à participer à titre individuel pourrait contribuer à éviter les cauchemars organisationnels où un invité ne reçoit pas de cadeau parce qu’un autre a oublié d’en apporter un.

9 – Examinez si le budget est adapté à votre événement

Les collectes de nourriture, de vêtements et de jouets font partie de la culture de nombreuses organisations, et certaines encouragent même les collectes de dons en espèces. Néanmoins, demandez-vous si votre fête de remerciement des employés à l’échelle de l’entreprise est le bon endroit pour une collecte de fonds.

Bien qu’il soit très utile de mettre en avant une cause particulière pour la fête de Noël, il peut être utile pour l’organisation d’encourager uniquement les cadeaux non monétaires et les dons en nature qui peuvent bénéficier à l’organisme de bienfaisance soutenu. De cette façon, chacun a la possibilité d’offrir un cadeau d’une valeur qui correspond à son budget personnel.

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